Privacyverklaring

(Laatst bijgewerkt op 10/07/2018.)

Betreffende organisaties (verder in deze verklaring “onze organisaties” genoemd):
• Voluntas vzw
• Voluit vzw
• Vrijwillige Inzet vzw
Onze organisaties houden zich aan de regels van de GDPR.

1. Identiteit van onze organisaties
Voluntas vzw, Voluit vzw, Vrijwillige Inzet vzw
Terlindenhofstraat 150 bus 2, 2170 Merksem
Tel. 0493/25.51.06
E-mail: info@voluntas.be
Data Protection Officer:
Glen Aerts
Tel. 0493/25.51.06
E-mail: info@voluntas.be
In de volgende hoofdstukken wordt de info meestal opgedeeld op basis van de rol van de betrokkene: deelnemer/zorgvrager, vrijwilliger/wijkwerker, andere geïnteresseerden/sympathisanten/organisaties, klanten/leveranciers.

2. Welke persoonsgegevens worden verzameld
a. Deelnemer/Zorgvrager
• Naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, rijksregisternummer
• Adres en andere contactgegevens (tel, gsm, mail)
• Woonvorm (thuismilieu, residentiële voorziening)
• Handicap
• Verslag multidisciplinair team VAPH of CLB (toelatingsverslag buitengewoon onderwijs)
• VAPH: PEC-nummer, basisondersteuningsbudget, info persoonsvolgend budget
• Nieuwsbrief wel of niet per post?
• Interesses vrijetijdsbesteding
• Wel of niet op beeldmateriaal?
• Registratiedatum
• Contactpersonen (ouder, voogd, familielid, begeleider, voorlopig bewindvoerder)
o Naam, functie (rol), organisatie, adres en andere contactgegevens
• Inkomenssituatie om ev. in aanmerking te komen voor sociaal tarief (bv. OCMW-budgetbeheer, OCMW-leefloon, verhoogde kinderbijslag, omniostatuut, inkomensvervangende tegemoetkoming, tegemoetkoming hulp aan bejaarden)
• Familiale info
• Huisarts
• Medische info
• ADL-hulp
• Dieet en voorkeuren
• Gegevens begeleidende diensten: school, ambulante begeleiding, residentiële opvang
• Sociale vaardigheden
• Foto’s en video’s
b. Vrijwilliger/Wijkwerker
• Naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, rijksregisternummer
• Nationaliteit
• Adres en andere contactgegevens (tel, gsm, mail)
• Handicap
• Nieuwsbrief wel of niet per post?
• Interesses vrijwilligerstaken
• Animatorattest en attestcode, andere attesten of ervaring in het vrijwilligerswerk
• Status (voltijds werkend, …)
• Hoogste studies
• Rekeningnummer
• Registratiedatum
• Engagementsverklaring als vrijwilliger
• Foto’s en video’s
c. Andere geïnteresseerde/sympathisant/organisatie
• Naam, voornaam
• Adres en andere contactgegevens (tel, gsm, mail), eventueel organisatie
• Nieuwsbrief wel of niet per post?
• Interesses activiteiten
• Registratiedatum
d. Klant/Leverancier
• Relevante gegevens van klanten en leveranciers in het kader van de boekhouding

3. Doel verwerking persoonsgegevens
a. Deelnemer/Zorgvrager
• Dienstverlening: zorgondersteuning, vrijetijdsbesteding, vakantieopvang, trajectbegeleiding.
• Contactpersonen voor vraagverduidelijking, feedback, doorverwijzing
• Informeren over het aanbod
• Facturatie
• Rapportage aan subsidiërende overheidsinstanties
• Foto’s en video’s: nieuwsbrief, website, archief
b. Vrijwilliger/Wijkwerker
• Dienstverlening: vrijwilligers koppelen aan vrijwilligerstaken.
• Contact: evaluatie, functioneringsgesprekken, vrijwilligersvergaderingen
• Informeren over de activiteiten
• Uitbetaling forfaitaire onkostenvergoedingen
• Rapportage aan subsidiërende overheidsinstanties
• Foto’s en video’s: nieuwsbrief, website, archief
c. Andere geïnteresseerde/sympathisant/organisatie
• Informeren over het aanbod
• Mogelijke contactpersonen voor toekomstige deelnemers/zorgvragers of vrijwilligers.
• Mogelijke sponsors
d. Klant/Leverancier
• Het kunnen voeren van boekhouding (klanten, leveranciers)

4. Toelichting legaliteit gegevensverzameling
a. Deelnemer/Zorgvrager
• De meeste gevraagde info is noodzakelijk om een goede dienstverlening te kunnen waarborgen.
• Sommige gegevens moeten we verwerken in het kader van rapportage aan subsidiërende instanties
• De deelnemer/zorgvrager (of diens ouder/voogd/begeleider) kan wel beperkingen opleggen:
o Wel/geen toelating om fotomateriaal te gebruiken op website en/of in publicaties
o Nieuwsbrieven wel/niet met de post ontvangen
b. Vrijwilliger/Wijkwerker
• De meeste gevraagde info is noodzakelijk om een goede dienstverlening te kunnen waarborgen.
• Sommige gegevens moeten we verwerken in het kader van rapportage aan subsidiërende instanties
• De vrijwilliger/wijkwerker kan wel beperkingen opleggen:
o Nieuwsbrieven wel/niet met de post ontvangen
c. Andere geïnteresseerde/sympathisant/organisatie
• De te verwerken gegevens zijn niet noodzakelijk, maar wel nuttig om informatie te kunnen bezorgen.
d. Klant/Leverancier
• Voeren van de boekhouding

5. Ontvangers van de verzamelde persoonsgegevens
a. Deelnemer/Zorgvrager
• In het kader van trajectbegeleiding, op vraag van de deelnemer/zorgvrager (of diens ouder/voogd/begeleider): andere diensten die vrijetijds- of zorgondersteuning bieden, vrijetijdsorganisaties.
• Subsidiërende overheidsinstanties
• Cloudsysteem: Microsoft OneDrive.
• Mailchimp: digitale nieuwsbrief via e-mail (enkel naam en e-mailadres)
• Facebook, Flickr en YouTube voor foto’s en video’s
• Touroperators, vliegmaatschappijen: gegevens op identiteitskaart in het kader van vliegreizen.
b. Vrijwilliger/Wijkwerker
• Doorverwijzing naar andere organisaties om er vrijwilligerswerk te doen (op vraag van de vrijwilliger).
• Subsidiërende overheidsinstanties
• Cloudsysteem: Microsoft OneDrive
• Mailchimp: digitale nieuwsbrief via e-mail (enkel naam en e-mailadres)
• Facebook, Flickr en YouTube voor foto’s en video’s
• Touroperators, vliegmaatschappijen: gegevens op identiteitskaart in het kader van vliegreizen
c. Andere geïnteresseerde/sympathisant/organisatie
• Deze gegevens worden niet doorgegeven aan derde partijen
• Cloudsysteem: Microsoft OneDrive
• Mailchimp: digitale nieuwsbrief via e-mail (enkel naam en e-mailadres)
d. Klant/Leverancier
• Axito: firma die ons boekhoudprogramma heeft ontworpen en onderhoudt
• Cloudsysteem: Axito cloud

6. Opslagtermijn
a. Deelnemer/Zorgvrager
• Geen limiet, maar de betrokkene kan deze termijn beïnvloeden (zie hoofdstuk 8).
b. Vrijwilliger/Wijkwerker
• Geen limiet, maar de betrokkene kan deze termijn beïnvloeden (zie hoofdstuk 8).
c. Andere geïnteresseerde/sympathisant/organisatie
• Geen limiet, maar de betrokkene kan deze termijn beïnvloeden (zie hoofdstuk 8).
d. Klant/Leverancier
• Geen limiet, maar de betrokkene kan deze termijn beïnvloeden (zie hoofdstuk 8).

7. Wijze van verkrijgen persoonsgegevens
a. Deelnemer/Zorgvrager
• Meestal via de betrokkene (of diens ouder/voogd/begeleider)
• Soms via derden: begeleidende diensten (CLB, organisaties erkend door het VAPH, vrijetijdsbemiddelaars, kansarmoedeverenigingen, welzijnsorganisaties, mutualiteiten, …)
• Ook van betrokkenen die jonger zijn dan 16 jaar, maar dit gebeurt dan altijd via de begeleider (ouder, voogd, begeleidende diensten)
b. Vrijwilliger/Wijkwerker
• Meestal via de betrokkene
• Soms via derden: diensten die trajectbegeleiding aan vrijwilligers bieden
• Vrijwilligers zijn minstens 16 jaar
c. Andere geïnteresseerde/sympathisant/organisatie
• Via de betrokkene.
d. Klant/Leverancier
• Via de betrokkene.

8. Mededeling rechten betrokkenen
Verzoeken om inzage, rectificatie, wissen, beperking van de verwerking, bezwaar, gegevensoverdraagbaarheid, intrekking van toestemming (voor de toekomst), zijn mogelijk via de Data Protection Officer.
Wissen van gegevens, intrekking van toestemming zijn niet mogelijk, indien:
• Deelnemer/Zorgvrager nog actief is in zijn rol
• Vrijwilliger/Wijkwerker nog actief is in zijn rol
• Een klant/Leverancier boekhoudkundig nog niet is afgehandeld.
Verwijdering van beeldmateriaal is altijd mogelijk.
Gegevensoverdraagbaarheid: mits de toestemming van de betrokkene, worden de persoonsgegevens zo grondig mogelijk overgedragen aan andere instanties.
Bij geschillen kan de betrokkene klacht neerleggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Gegevensbeschermingautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. +32 (0)2 274 48 00
Fax +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be

9. Beheer en beveiliging
a. Uitoefening rechten betrokkene
De betrokkene kan zijn rechten uitoefenen door contact op te nemen met de Data Protection Officer. De DPO zorgt ervoor dat onze organisaties in regel zijn en blijven op vlak van GDPR en behandelt de vraag van de betrokkene zo grondig mogelijk.
Bij geschillen kan de betrokkene klacht neerleggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
b. Beveiliging gegevens betrokkene
– Slechts een beperkt aantal personen heeft inzage in de gegevens:
o Personeel van onze verenigingen
o Bestuur van onze verenigingen
o Vrijwilligster die administratief werk verricht
o Vrijwilligers met een begeleidende functie (zodat ze hun zorgondersteunende functie optimaal kunnen uitvoeren)
– Cloudsysteem: Microsoft OneDrive. Beveiliging via de ingebouwde beveiligingssystemen van Microsoft-accounts
– Axito cloud (boekhoudprogramma): login en wachtwoord extern bureaublad
– Mailchimp: login en wachtwoord
– Facebook, Flickr & YouTube: login en wachtwoord
– Fysieke beveiliging: lokalen die op slot worden gedaan.
c. Mogelijke updates privacyverklaring
De privacyverklaring staat op de website van onze organisaties. Deze verklaring wordt actueel gehouden.
d. Meldingsplicht bij datalekken
Bij een datalek wordt hiervan door de DPO binnen de 72u melding gemaakt bij:
• De betrokkenen wiens gegevens zijn gelekt
• De Gegevensbeschermingsautoriteit
De melding bevat een omschrijving van het datalek (het aantal individuen en/of het aantal records), evenals de contactgegevens van de DPO, de mogelijke gevolgen van het datalek en de maatregelen waarmee de gevolgen zoveel mogelijk worden beperkt.